RESUMEN:
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NOTA: se emplearan términos en ingles y español propios de las Tics en la
ponencia, para que los lectores se familiaricen con estos términos muy de moda
en las empresas.
Con la especialidad de
los funcionarios en sus cargos por cada proceso, y queriendo estar a la
vanguardia de los temas que escuchan, leen o ven en Internet, realizan
requerimientos al departamento de Tecnología de la Información y las Comunicaciones
(Tics) herramientas como:
·
Aplicativo de Gestión Documental y que
no sea un solo un repositorio electrónico.
·
Un Sistema de Gestión de Calidad y que
no sea una simple Intranet de consulta de formatos digitales; que controle
versiones de copias, maneje un flujo de procesos, tareas, tiempos y movimientos
en línea.
·
Con los servicios ofrecidos por la
telefonía móvil en transmisión de datos, los empleados desean ver sus
aplicativos y manipularlos desde cualquier equipo que posea conexión a Internet
y en sus celulares leer correos.
Es aquí donde la
mentalidad colectiva aclama “todo es posible con las Tics”: Llamar a estos
monstros virtuales de aplicación tecnológica de punta, incorporándolos a la
empresa, integrarlos, acondicionarlos a las herramientas ya creadas y
ajustarlos al gusto individual es fácil.
Toda la integración sea
controlada con un clic por funcionarios del más acá, donde algunos tienen
debilidades en manejo de herramientas de software y hardware de última
generación. Ojo, que no nos atormenten al convivir con ellos, que no se genere el
estrés laboral mientras se implementan, que no haya retorcijones corporales por
resistencia cambio. A todo lo anterior, Lo denomino la utilización de La Ouija
Tecnológica y el llamado del más allá virtual.
PONENCIA:
Asohofrucol
es
la Asociación Hortifrutícola de Colombia y
administradora del Fondo Nacional de Fomento Hortifrutícola por medio de
un convenio con el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Gremial. Asocia a los productores de frutas y
hortalizas del país. Des el año 1995, la agremiación ha manejado Recursos
Públicos en el Recaudo Parafiscal y la Inversión en cofinanciación de Proyectos
para el subsector; repercutiendo en grandes
volúmenes de documentos físicos con copias soporte para cada transacción.
La
computación en nube o cloud computing, más que una
tecnología, se ha convertido en una tendencia basada en una idea simple, la
definición que más me gusta es “Tecnología Informática basada en Protocolos de
Internet”. Muchas empresas y servicios han nacido bajo este concepto o han ido
migrando hacia este, tal es el ejemplo de Google Apps, AWS (Amazon Web Services) y Windows Azure de
Microsoft.
Tenemos un equipo de
asesores en recaudo de cuota parafiscal, equipo técnico analizando viabilidad de
proyectos y unos profesionales en seguimiento y control evaluando el
comportamiento de los proyectos en ejecución, solicitan software y hardware
para correcto desarrollo de su trabajo, la responsabilidad social en los
tiempos de respuesta a los usuarios y la responsabilidad administrativa de ser
efectivos en las tareas asignada. En las reuniones del Comité de Calidad sale a
flote recurrentemente de sus necesidades y de una solución efectiva.
Arranca el proceso de:
¿evaluación y costos en acceso a la plataforma y servidores?, ¿concurrencia en
licencias?, ¿nodos de procesamiento?, ¿dejar esto en manos de un proveedor el
know how (conocimiento del negocio) del servicio?, ¿dependencia de un Call
Center?.
En Hardware, cuando los
proveedores de servicios de almacenamiento nos llaman, utilizan unas palabras
para conjurar al posible comprador (confunde y reinaras), ¡soy el outsourcing que necesita!: ¿Qué
tecnología tiene o desea: DAS, NAS, SAN?
Implementación: Se crea un modelo de
cloud computing hibrido, entre lo público y lo privado.
Google Apps: Se migra
utilizando algunos servicios como Google mail, Google Docs y Google Calendar
entre otros.
Microsoft Cloud Services: entre los
servicios más reconocidos se encuentra Microsoft Sharepoint Online. Para el año
2011, la agremiación incursiona en este medio.
Hardware a
la medida: Servidor
Firewall (Corta fuegos) dedicado, nuevo servidor con características de
software para computación en la nube, migración a aplicativos web, habilitación
de puertos, creación de IPs fijas asignadas por un proveedor reconocido de
Internet, ampliar el ancho de banda. Análisis de discos espejo en otros
servidores.
Antes de comprar
Hardware o contratar se debe tener claro los siguientes conceptos:
·
DAS: Direct Attached Storage. Discos
atrapados o Discos internos de la maquina.
·
NAS: Network Attached Storage. Se debe
revisar la consolidación y los problemas de escalabilidad y capacidad.
·
SAN: Storage Area Network. Es la
consolidación de todo el almacenamiento. La red atrás de almacenamiento, se
presenta por bloques y puede correr con redes independientes. Sobre esto aplica
los conceptos de Bandwidth (como la autopista de datos), Throughput (Cantidad de datos) y Snapshot
(copias instantáneas). Tipos de SAN: Fibre Chanel SAN y ISCSI SAN. La
transmisión puede ser seriada o paralela.
Certificación ISO9001:2008
Asohofrucol se
certifica con el Icontec en diciembre de 2010 con los códigos SC-CER107286 y
CO-SC-CER107286, en norma ISO9001:2008 Icontec y IQNET
Para ello, se
realizo un esfuerzo enfocado al ciclo de 4 pasos Planificar (Plan), Hacer (Do), Verificar (Check) y
Actuar (Act) –PHVA- como herramienta de mejora continua de la calidad. Es el círculo
del doctor Edwards Deming.
El Planear se hace la redefinición
del organigrama en una red de procesos con entradas y salidas, la política de
calidad y los objetivos enfocados al servicio, se define el Representante de
Gerencia para el sistema, y el aseguramiento de los procesos.
En el Hacer se hace la implementación
de lo definido en la planeación, es decir, toda la agremiación se alinea de
acuerdo a las definiciones, se conforman equipos de trabajo para que documenten
los procesos con el enfoque de PHVA y con una metodología definida.
En el Verificar, se aplica el
subproceso de Revisiones de Gerencia y Auditorías internas de Calidad, se
capacita el personal como auditores internos para realizar las auditorias
cruzadas.
En el Actuar, se aplica el subproceso
de Acciones correctivas, preventivas y planes de mejoramiento como consecuencia
de unos informes de auditorías, adicionalmente se aplica la metodología para
análisis y solución de problemas a aquellos subprocesos que necesitan un
mejoramiento continuo para luego incorporarlos en los subprocesos y
convertirlos nuevamente en parte de sus funciones diarias. Se capacita al
personal en técnicas tales como espina de pescado, cinco ¿por qué?, entre
otros.
No es posible realizar con calidad
una actividad, proceso, producto o servicio, si se viola alguno de los pasos
del ciclo.
La metodología PHVA no da lugar a fracturas
en cuanto su propósito: se define una meta y dejándose llevar por la experiencia
contenida en cada etapa, se llega a cumplirla solucionando las no conformidades
que se registran (humanos, servicios o financieros). Si el objetivo es acorde a
la empresa y considera las variables del entorno, entonces siguiendo la
estrategia del Ciclo de la Calidad, la probabilidad de éxito es mayor. No debe
olvidarse que en cada paso habrá que realizar acciones de mejora y operativas
para seguir adelante con dominio.
Implementación: Se crea una Intranet
para publicar los documentos normalizados, se ejerce control de copias no
controladas impresas y se replica a internet por diferentes medios.
Adicionalmente se implementa un aplicativo de diagrama con flujos de trabajo
(Work Flow) acordes a los procedimientos realizados en el Sistema de Gestión de
Calidad y arrancando en su origen la recepción de correspondencia, bien sea
interna o externa.
Los resultados de la implementación de este ciclo PHVA, permitió
a la Asociación una mejora integral de la competitividad, de los productos y
servicios, mejorando continuamente la calidad, reduciendo los costes,
optimizando la entrega de servicios, incrementando el fortalecimiento gremial y
aumentando la participación en políticas sectoriales agropecuarias del país.
Gestión Documental
La asociación toma la
decisión de acogerse voluntariamente a manejar el archivo digital y utilizar
las tablas de retención como si fuera un organismo público.
Ley General de Archivos - La Ley 594 de 2000, reguló en su Título V: Gestión de
documentos, la obligación que tienen las entidades públicas y privadas que
cumplen funciones públicas, en elaborar programas de gestión de documentos,
independientemente del soporte en que produzcan la información para el
cumplimiento de su cometido estatal, o del objeto social para el que fueron
creadas.
La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos, Artículo
21. Programas de Gestión Documental, establece que: “Las entidades públicas
deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso
de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los
principios y procesos archivísticos” y en el Artículo 19 “las entidades del
Estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y
conservación de sus archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico,
informático, óptico o telemático, siempre y cuando cumplan con los siguientes
requisitos: a) Organización archivística de los documentos. b) Realización de
estudios técnicos para la adecuada decisión, teniendo en cuenta aspectos como
la conservación física, las condiciones ambientales y operacionales, la
seguridad, perdurabilidad y reproducción de la información contenida en estos
soportes así como el funcionamiento razonable del sistema.”
Equipo uno y la Retención Documental: Se empieza con el trabajo de diseño de las tablas
de retención con la complejidad de que Asohofrucol es una empresa privada y
maneja un convenio público con el Ministerio de Agricultura; Sena, Sac y
determinar las fronteras y responsabilidades, utilidad, integridad y
estabilidad de los documentos. Se empieza a trabajar en el enfoque integral del Manejo del Ciclo de Vida
de la Información o Information Lifecycle Management (ILM), se clasifico la información
y se definió los ciclos de vida y uso que tendrán los documentos desde el
momento de su producción o llegada a la organización hasta su destrucción o
conservación en archivo histórico, el traslado de documentos de un archivo de gestión al histórico.
Se
implementa un archivo electrónico, debidamente organizado según la tabla de
retención, foliados con sus series, subseries, tipos documentales, manejo del
archivo, tipo de conservación, ubicación, protección, disposición, responsable
y obviamente indexado para generar búsquedas con diferentes combinaciones.
Archivos digitalizados en formato tiff, con
seguridad en base de datos e imágenes para que no sean modificadas. A los usuarios se les aseguro con perfiles y
roles la accesibilidad, disponibilidad, integridad y autenticidad del documento.
Equipo dos y el Sistema de Gestión Documental: Se empieza a revisar como se integra la
correspondencia original que se radica en el aplicativo del archivo electrónico
del equipo uno y como interactuar con los aplicativos de Contabilidad, Nomina,
Tesorería, Presupuesto, Recaudo, Proyectos, Asociados.
Se
ajustan los aplicativos para crear iconos automatizados de exportación de información
a pdf, Excel y archivos planos y de esta forma poder transportarlos al nuevo
aplicativo de gestión documental y complementándolo para ser un sistema
semintegrado de gestión documental.
CONCLUSIÓN
“UTILIZAR LA OUIJA
TECNOLÓGICA PARA LLAMAR A LOS MONSTROS DE
APLICACIONES DEL MAS ALLÁ VIRTUAL Y MANEJARLOS POR PERSONAL HUMANO DEL
MAS ACÁ, SIN SALIRSE DEL CONTROL DE LA EMPRESA; ES DELEGADO A LAS TICS, COMO SI
FUERAN LOS CAZA FANTASMAS DIGITALES”. – por: Cristian Toro.
Todo el equipo líder de la asociación
empieza a complementar las directrices y presento el resultado después de
muchos PHVA.
1.
Estimado de costes y aprobación de los recursos por la reingeniería en
migración, adquisición de Hardware, Software, Comunicaciones, certificaciones
de los ingenieros sobre los aplicativos, capacitaciones del personal.
2.
Justificación incluyendo la responsabilidad ambiental y la tala de
árboles para el papel.
3.
Aseguramiento en el presupuesto de la continuidad y mejora continúa de
los mismos.
4.
Capacitación y sensibilización: en un lugar diferente a la oficina crear
unos espacios de esparcimiento para eliminar tensiones, seminarios de
motivación en especial de Programación Neurolingüística para inyectarle
comandos (ordenes) al cerebro de: “yo soy la mayor creación de la naturaleza, todo
lo puedo hacer, yo soy el creador de la máquinas, yo las controlo a mi antojo,
entre otros. Se realizan en la oficina capacitaciones para reducir la brecha de
analfabetismo digital. Sensibilización de la importancia de sus labores
actuales y como estos aplicativos darán más tiempos de eficiencia por la automatización
de procesos, su cargo no sufrirá ingeniería a la inversa de eliminación del
cargo, sino redefinición de funciones. En lo posible se introduce un aplicativo
a la vez, con unas capacitaciones introductorias generalizadas, luego, es
capacitación personalizada en su puesto de trabajo y la velocidad de cada
usuario.
5.
Se adquiere un nuevo servidor de última tecnología y se ajusta para las
nuevas plataformas de computación en la nube, se dedica a recibir
peticiones vía Internet, mediante aplicaciones web.
a.
Potenciar los empleados para reasignarle tareas. Más productivos y
eficaces.
b.
Reducir la redundancia (La
ineficacia).
c.
Ubicuidad de la información. Plataforma abierta, con capacidad y
asegurabilidad.
d.
Convertir lo complejo en simple, facilitar el uso de la tecnología
6.
Se implementa Google Apps, para:
a.
Google mail, evitamos tener un servidor adicional de Microsoft Exchange
y licencias de software, se configura para que los correos que descargan al
equipo sean unas copias, se recapacita al personal y se le indica que las
cuentas institucionales toda la información que se maneja es propiedad de la
empresa.
b.
Google Docs, se replica los documentos del Sistema de Gestión de Calidad
que se requieran en el día a día y se
activa el control de versiones.
c.
Google Calendar para coordinar reuniones y conferencias entre los equipo
de trabajo.
d.
Google Site, para replicar la Intranet para conocer el SGC y personal
como miembros de Junta Directiva y comités estén informados de los procesos.
7.
Se
implementa un aplicativo con tres grandes módulos: Correspondencia, Gestión Documental
y Flujos de Trabajo, se le habilita un puerto al servidor con IP Fija, los
funcionarios fuera de la red de la agremiación puedan ver los documentos,
aprobar en línea, imprimir o descargar el documento al disco duro para
revisarlo posteriormente.
a.
Se
recibe una correspondencia externa o interna, se radica con un número único de
consecutivo, se envía mensaje resumido del contenido por email y hasta pueden
leer el mensaje corto en sus teléfonos móviles con plan de datos, gracias a la
configuración de la cuenta de correo del puerto, el SMTP y el POP.
b.
Si
la correspondencia tiene un proceso de trabajo se activa el flujo de trabajo creado
y empieza a recorrer con tiempos, por los funcionarios implicados ellos revisan
el documento soporte digitalmente, si requieren generar un soporte por decir
contable lo tramitan en Contabilidad y en vez de imprimir y firmar, lo exportan
a pdf lo cargan y al work flow y así en el siguiente responsable, podrá ver los
que cada implicado va registrando, cargando o realizando comentarios con la
opción de aprobar o devolver al paso anterior por inconsistencia. A quien va
dirigido la correspondencia tiene el perfil para archivar en la carpeta virtual
asignada según la tabla de retención ya creadas. El modulo tiene la opción de
auditoría para revisar tiempos y estados de avance de cada procesos.
c.
El
módulo de archivo tiene cargada los detalles de la tabla retención y los
funcionarios encargados están digilitalizando la información histórica desde el
año más reciente hacia atrás y los funcionarios según su proceso pueden
consultar en línea todo el histórico.
8.
La
Página web y los demás aplicativos están configurado con el registro de
usuarios de la red de Asohofrucol (LDAP), con eso utilizan una mismo usuario y clave para
acceder de forma remota.
9.
Se
genera mecanismos de protección de la red interna, se elevan los grados de
restricción de peticiones de puertos, se es estricto en políticas de
configuraciones de antivirus en pcs, portátiles, servidores y en versiones de
Sistemas Operativos.
10.
Los
productos de las investigaciones, transferencia de tecnología, sistemas de información,
comercialización, lo estamos publicando de forma gratuita en redes sociales y
la página oficial www.asohofrucol.com.co
Fotos de la publicacion en Revista Mercados y Estrategias de la Unitec
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